Persondatapolitik for medarbejdere

Indledning

Vi behandler løbende forskellige personoplysninger om dig. Vi skal derfor oplyse dig om, hvilke oplysninger, vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler om dig.
Formålet med behandlingen er administration af dine personaleforhold både ved ansættelsesforholdets forløb og ophør.
Lovgrundlaget er forordning nr. 2016/679 om beskyttelse af personoplysninger samt lov om supplerende bestemmelser til forordningen (databeskyttelseslove).

Dataansvar

BOSERA er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os. Vi har således også ansvaret for, at oplysningerne behandles lovligt.
Du kan til enhver tid rette henvendelse til boligforeningen og få svar på dine spørgsmål, eller hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

Behandling af personoplysninger

Når du bliver ansat, opretter vi en personalesag om dig. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der stammer fra dig selv.
Det er identifikationsoplysninger, herunder dit navn, privatadresse, telefonnumre, privat- og arbejdsmailadresser (privat telefon og mail kun, hvor du har oplyst det). Desuden registreres din stillingsbetegnelse, oplysninger om arbejdsopgaver, arbejdstider, hvilket område du hører til, hvem der er din leder, uddannelse og om din anciennitet.
Herudover oplysninger om løn, sygefravær, personforhold, skatteoplysninger og kontonummer.
Der registreres oplysninger om andre arbejdsmæssige forhold, for eksempel referater og MU-Samtaler og sygefraværssamtaler.
Der kan også registreres lægeerklæringer, mulighedserklæringer samt anden dokumentation for sygdom. Når der behandles helbredsoplysninger, sker det af hensyn til de forpligtelser, der fremgår af anden lovgivning.

Fravær
Dit fravær på grund af ferie, seniordage, sygdom, barnets sygedage, barsel og anden form for orlov registreres. Hvis lovgivningen giver os mulighed for at få refusion, sender vi de relevante oplysninger om dig til de myndigheder, der varetager denne opgave.
I overensstemmelse med graviditets-, barsels-, fædre- og forældreorlovsreglerne registrerer vi oplysninger om forventet fødselstidspunkt, selve fødslen og orlovsperioder.
Vi videregiver oplysninger om fødsel og orlov til Udbetaling Danmark til brug for modtagelse af barselsdagpenge.

Løn, skat og ATP
Boligforeningen bruger et lønsystem, som håndteres af Visma Dataløn.
Lønudbetaling foregår således, at dine data tastes ind i lønsystemet, og selve lønkørslen udføres af BOSERA. Når vi anviser din løn, bruger vi dit kontonummer. Lønsystemet sikrer via vores bank, at din løn overføres til konto i din egen bank. Samtidig trækkes A-skat mv. Kopi af din lønseddel kan du enten få via almindelig mail eller som almindelig post.
Udbetaling af beløb udover din månedlige lønudbetaling følger samme fremgangsmåde.
Vi modtager skatteoplysninger direkte fra Skat, herunder også ændringer i dir skattekort. Vi oplyser Skat om dit navn, personnummer, ansættelsessted og din bruttoløn. Skat får også oplyst, hvad du samlet har tjent i årets løb.
De månedlige bidrag til ATP sker via lønsystemet.
Pensionsordninger oplyses ligeledes til Skat.

Pension/gruppeliv/sundhedsforsikring
Oplysninger om din pensionsordning, gruppeliv og sundhedsordning hentes i lønsystemet.
Behandling af personoplysninger i anden sammenhæng.

Brug af internet og telefon
Vi registrerer ikke dine besøg på internettet.

E-mails
Vi registrerer ikke dine e-mails.

Kalendersystem
I din elektroniske kalender registrerer du selv aftaler, fravær mv. Andre kan sende dig invitationer til møder mv., som du kan accepter eller afvise.

It-systemer
Når du bruger vores it-systemer, logges alle anvendelser. Det vil sige, at vi kan se, hvad du har foretaget dig i systemet.

Opbevaring af personoplysninger

Oplysningerne om dig opbevares på kontoret Valmuemarken 27, 5260 Odense S. og / eller digitalt. Nogle af oplysningerne er i din ansættelseskontrakt, og du får udleveret den skrevne original.
Vores personalehåndtering er adskilt fra andre sager, så det er kun medarbejdere med særlige rettigheder, der kan se personalesagerne.
Alle personoplysninger behandles i overensstemmelse med de regler, som databeskyttelseslovgivningen fastlægger.

Videregivelse

Ved lønrefusion, arbejdsskadesager mv. videregives nødvendige oplysninger til relevante offentlige myndigheder. Vi kan også give oplysninger om dig til vores forsikringsselskab, hvis dette er nødvendigt. Der er en række love, som gør det nødvendigt at kunne videregive oplysninger: Databeskyttelsesloven, kildeskatteloven, Lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel, Lov om sygedagpenge og Lov om arbejdsskadesikring.
Vi videregiver også oplysninger om dig til dit pensionsselskab, så du kan opfylde din aftale med pensionsselskabet.

Offentliggørelse

På vores hjemmeside kan vi registrere oplysninger om dit navn og stillingsbetegnelse, dit telefonnummer på arbejde og e-mailadresse. Det sker, så beboere og andre relevante parter kan få kontakt med dig.

Fratræden

Ved fratræden registreres grunden til ophør af ansættelsen. Det sker, fordi vi har retlige forpligtelser, hvis der kan gøres retskrav, eller der er anden lovgivning, som betinger det. Oplysningerne om dig slettes, når vores forpligtelser ophører.